Dokumentumkezelés 2019
Bevezető
A vállalatok rájöttek, hogy munkájukat úgy tudják gyorsítani, hatékonyságukat növelni, ha folyamataikat racionalizálják és különböző szoftveres megoldások támogatják. Éppen ezért itt az idő az elektronikus dokumentumkezelésre való átállásra.
A konferencián bemutatásra kerül, miként könnyítik meg a mindennapos, monoton munkát az irat és dokumentumkezelő rendszerek, milyen új dokumentumkezelési megoldások vannak, amik időt és energiát spórol meg a munkatársak számára. Kiderül az is, hogy mekkora körben elfogadott az e-aláírás és milyen nehézségek vannak még a teljes e-ügyintézés körül.
Körbejárjuk a sokaknak tisztázatlan őrzési idő kérdését; meddig kell bizonyos dokumentumokat megőrizni, mikor, mit és hogyan lehet selejtezni. Természetesen a dokumentumkezelés egyik legfontosabb eleme a GDPR is szót kap a konferencián. A közelmúltban számos rendezvényen hallhattunk a GDPR jogi, adatvédelmi részéről, de annál kevesebbet arról, hogy voltak-e már hatósági vizsgálatok, vagy éppen arról, hogy ez milyen átrendeződéssel és költséggel jár egy vállalat számára.
Számos ehhez hasonló kérdés fogalmazódik meg a szakemberek részéről és rendezvényünk előadói (hivatali és vállalati oldalról) igyekeznek választ adni a felmerült kérdésekre.
Főbb témák
A rendezvény főbb témái:
- Irat- és dokumentumkezelő rendszerek
- Papír alapú dokumentumok hitelesített elektronikus megőrzése
- Felhő alapú dokumentumkezelés
- Központi kormányzati törekvések
- Bírósági gyakorlat a dokumentumok felhasználására
- GDPR – Salátatörvény, vagy szigorú adatvédelem?
- Teljes körű e-ügyintézés
Előadók
A rendezvény előadói között köszönthetjük már:
- dr. Amigya Andrea LL.M., Partner, Adatvédelmi szakértő, Tanácsadó iratkezelési szakértő, ARB Privacy Consulting Kft.
- Balla Zoltán, IT Architect, Allianz Technology
- Barcsánszky Péter, Főosztályvezető |Informatikai és Üzemeltetési Főosztály|, Oktatási Hivatal
- dr. Benedek Bulcsú Balázs, osztályvezető, Miniszterelnöki Kabinetiroda
- Dr. Dósa Imre, Adatvédelmi tisztviselő, jogtanácsos, Budapest Bank
- Füzesi Csaba, Termékfejlesztési igazgató, Netlock Kft.
- Dr. Hajdú Csaba, Bíró
- Horváth Ferenc, Üzletfejlesztési igazgató, DOQSYS Business Solutions Zrt.
- Illés Tamás, RPA Tanácsadó, Mortoff
- Medgyesi Brigitta, Project Manager, E.ON Digital Technology Hungary Kft.
- Mező Gábor Máté, Tanácsadó, DOQSYS Business Solutions Zrt.
- Németh Ágota, Vezető e-közigazgatási szakértő |Termék és szolgáltatás fejlesztési osztály|, NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.
- Pataki Tamás, Business Development Manager, Canon Hungária Kft.
- dr. Rupp Zoltán, projektigazgató, NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.
- Solcz-Ujvári Magdolna, Csoportvezető, Budapesti Távhőszolgáltató Zrt.
- Szederkényi Zsolt, Ügyvezető igazgató, xFLOWer
- Török Bálint, IT Security and Compliance Manager, Nilfisk
- Váradi András, Senior projektmenedzser, Magyar Posta Zrt.
Kinek ajánljuk?
Rendezvényünket ajánljuk nagyvállalatok, a vállalati és a közszféra
- Informatikai, IT vezetőinek és munkatársainak
- IT fejlesztőknek
- Dokumentumtár vezetőinek
- Adminisztrációs vezetőinek
- Tájékoztatási és dokumentumkezelési vezetőinek
- Hálózati dokumentációs vezetőinek
- Archiválási folyamatokért felelős személyeihez
- Jogtanácsosok és szabályozási menedzserekhez
- azon vállalatok szakembereinek, akik költséghatékonyságra törekednek a dokumentumkezelés megvalósításának eredményeként.
1.nap
1. nap, 2019. Szeptember 18., szerda
Konferencia nap
Búcsú a kezelhetetlen papírhalmoktól!?
8:30 Regisztráció
8:50 Megnyitó az IIR és a nap elnöke részéről
A nap elnöke: Solcz-Ujvári Magdolna
9:00 – 9:40 Dilemmák a teljes körű digitalizálásban - lehetséges vagy csak utópia?
- A különböző helyi és központi projekteknek köszönhetően a közigazgatásban milyen evolúción mentek keresztül a folyamatok?
- Hogyan alakulnak, alakultak át a papíralapú folyamatok teljesen elektronikus folyamatokká?
- Miként történik, történt a területi közigazgatásban, gyakorlati példával?
- Miként történik, történt az önkormányzati igazgatásban, gyakorlati példával?
Előadó: dr. Rupp Zoltán, projektigazgató, NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.
9:40 – 10:15 Ri3 - Iktatás automatizálás mesterséges intelligencia támogatással
- Elektronikus és papír alapú dokumentumok iktatás automatizálása
- Robotizált gyűjtő e-mail és automatizált figyelés
- Hiteles automatikus konvertálás papírmentes iroda megvalósításához
- Nyilvános adatbázisok és intelligens logikák alkalmazása a tartalom alapú osztályozásban
- Content menedzsment rendszerekkel történő valós idejű integráció a faltól falig automatizálás érdekében
Előadók: Mező Gábor Máté, Tanácsadó, DOQSYS Business Solutions Zrt.
10:15 – 10:50 Workflow nélkül nincs dokumentumkezelés
- Miért nem érdemes folyamatok nélkül dokumentumkezeléssel foglalkozni?
-
Léteznek-e üzleti folyamatok dokumentumok nélkül és
léteznek-e dokumentumok üzleti folyamatok nélkül? - A sok 3 betűs szó varázslat, megoldás vagy remény (CRM, DMS, BPR, BOT, RPA, IVR, stb.) dokumentumkezelés szempontból?
- Ajánlat, Megrendelés, Szerződés, Panasz, Projekt, Kintlévőség -> Inkább folyamat vagy inkább dokumentum
Előadó: Szederkényi Zsolt, Ügyvezető igazgató, xFLOWer
10:50 – 11:20 Kávészünet
11:20 – 11:55 Robotizált folyamatautomatizálás a dokumentumkezelésben
- Mi az RPA és mi nem az?
- Hol tartunk az RPA evolúcióban?
- Milyen iparágakban, területeken és munkafolyamatokra ajánlott az RPA alkalmazása?
- Dokumentum menedzsment vs. RPA
- RPA bevezetések előnyei, esettanulmányok
Előadó: Illés Tamás, RPA solution manager, MORTOFF
11:40 – 12:10
11:55 – 12:30 E-aláírás, hitelesítés a dokumentumoknál
- Milyen irányba tart a digitális transzformáció és az elektronikus ügyintézés?
- Mire jó az elektronikus aláírás?
- Mi a különbség a digitális, biometrikus, elektronikus aláírás és az elektronikus bélyegző
- között?
- Miben hoz újat az e-aláírás megoldások új generációja?
- Mennyire megbízhatóak és biztonságosak ezek a megoldások?
- Felhasználási területek, esettanulmányok
Előadó: Füzesi Csaba, Termékfejlesztési igazgató, Netlock Kft.
12:30 – 13:05 Elektronizálás: áttérés a papírról az elektronikus dokumentumkezelésre
- Miért hasznos a papír alapú dokumentumok digitalizálása? a szemlélet változ(tat)ása
- Hogyan kerülhet elektronikus platformra a teljes papír alapú információáramlás? a papírt minél inkább kiszorítani
- Milyen technológia program és milyen eszköz szükséges ehhez és milyen folyamatokat kell átalakítani? folyamat, eszköz és módszertan kapcsán is megoldás
- Az erre épülő folyamatok: a digitális másolatok hitelesítése és ennek tárolása dokumentumtípusonként és megőrzés
- Melyek azok a dokumentumok, ahol már indokolt, hogy elektronikusan keletkezzenek a dokumentumok? Mi éri meg jobban? Ezeknek a folyamatokra gyakorolt hatása: gyorsabbak és egyszerűbbek
Előadó: Pataki Tamás, Business Development Manager, Canon Hungária Kft.
13:05 – 14:05 Ebédszünet
14:05 – 14:45 IT biztonság / IT compliance a dokumentumkezelés folyamatában
- Miért fontos az adatvagyon felmérés?
- Milyen kötelező előírásoknak kell megfelelnie egy irat-és dokumentumkezelő rendszernek?
- Ki kezeli ezeket a dokumentumokat és milyen jogosultsággal?
- Mi szükséges a biztonságos adattároláshoz?
- Milyen kockázatokat hordoz az elektronikus hitelesítés és felülhitelesítés?
- Milyen biztonsági kihívásokat jelentenek az elektronikus ügyintézési szolgáltatások? (EHR, Hivatali Kapu, Cégkapu, RNY, stb.)
- Miért fontosak a naplózási funkciók és az auditálhatóság?
- Milyen biztonsági kihívásokat jelent a GDPR-nak történő megfelelés?
Előadó: Barcsánszky Péter, Főosztályvezető |Informatikai és Üzemeltetési Főosztály| Oktatási Hivatal
14:45 – 15:15 Vállalati dokumentumkezelés a gyakorlatban
- Mi is az az ECMS?
- Felhasználói területek
- Dokumentumforrások
- Egy klasszikus ECMS rendszer alapfelépítése
- User EDMS Meta-archívum rendszer logikai felépítése
- Cloud (IaaS) vs. klasszikus DC megoldás
- Mennyibe kerül egy ECMS?
Előadó: Balla Zoltán, IT Architect, Allianz Technology SE Hungarian Branch
15:15 – 15:50 Irat- és dokumentumkezelő rendszerek
- Miben segíthet egy jól felépített, könnyen kezelhető dokumentumkezelő rendszer?
- Iratkezelési szabályzat és aktuális szabályozási környezet.
- Mit várhatnak el egy iratkezelő rendszertől?
- Hogyan tudja kezelni egy dokumentumkezelő rendszer az információk gyors, hatékony kezelését és azonnali jóváhagyását?
- Üzleti folyamatok támogatása, információáramlás biztosítása a különböző szervezeti egységek között
- Minőségirányitás és Környezetközpontú irányítási rendszer
- A meglévő IT infrastruktúrába való implementálhatóság kérdése
Előadó: Solcz-Ujvári Magdolna, Csoportvezető, Budapesti Távhőszolgáltató Zrt.
15:50 – 16:20 Kávészünet
16:20 – 17:10 Kerekasztal beszélgetés
Digitalizálás kulcskérdései 2019-ben – fókuszban a költségoptimalizálás
- Hol vannak a papír alapú dokumentumok digitalizálásának buktatói? Hogyan lehet azokat áthidalni? (pl: folyamat megkezdése, infrastruktúra, professzionális szkennelő berendezések hiánya, adatbiztonság, vezetés meggyőzése)
- Milyen módon győzzük meg a vezetést a digitalizálás előnyeiről?
- Milyen költséghatékony megoldás van digitalizálásra?
- Mit hogyan digitalizáljunk? (megfontolások projektmenedzsment, idő, költségoldalról)
- Visszamenőleg mennyi időre digitalizáljunk?
- Mennyire elterjedt a központosított dokumentumkezelő rendszer beszerzése? Anyacég vs. helyi adottság
Moderátor:
Balla Zoltán
Résztvevők:
dr. Amigya Andrea LL.M.
dr. Dósa Imre
Pataki Tamás
dr. Rupp Zoltán
Szederkényi Zsolt
Váradi András
1. Nap lezárása
2.nap
2. nap, 2019. Szeptember 19., csütörtök
Szakfórum
Fókuszban az elektronikus dokumentumkezeléshez kapcsolódó szabályozási kérdések
8:30 Regisztráció
8:50 Megnyitó az IIR és a nap elnöke részéről
A nap elnöke: Solcz-Ujvári Magdolna
9:00 – 10:00 Központi kormányzati törekvések
- Cégkapu, hivatali kapu, ügyfélkapu
- SZEÜSZ, Rendelkezési nyilvántartás
- Milyen célra lehet felhasználni?
- Milyen feladattal, kötelezettséggel jár?
- Milyen körben kötelező használni?
- Nyomtatványkitöltő programok és a Cégkapu vagy Hivatali kapu kapcsolata
-
A kormányzat milyen további intézkedéseket tervez az elektronikus ügyintézés lehetőségének fejlesztésével kapcsolatban….?
- különösen tekintettel a különféle hatóságok és bíróságok/közjegyzők által használt elektronikus csatornák egységesítésére
- Terveznek-e kötelező központi szolgáltatást?
Előadó: Németh Ágota, Vezető e-közigazgatási szakértő |Termék és szolgáltatás fejlesztési osztály| NISZ Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zrt.
10:00 – 10:50 Bírósági gyakorlat
- Elektronikus szerződéskötés - és kezelés jogi kihívásai
- Milyen szerepe van az egyes jogi hivatásrendeknek (ügyvédek, jogtanácsosok, közjegyzők) az elektronikus okiratkészítésben?
- Milyen gyakorlata van a bíróságnak a különböző típusú elektronikus aláírással és bélyegzővel ellátott elektronikus okiratok bizonyítékként való felhasználásával kapcsolatban?
- Hogyan birkóznak meg az elektronikus ügyintézést használó vállalkozások a csatornák és formátumok sokféleségéből adódó teherrel?
Előadó: Dr. Hajdú Csaba, Bíró
10:50 – 11:20 Kávészünet
11:20 – 12:20 Papír alapú dokumentumok hitelesített elektronikus megőrzése
- Milyen őrzési idő vonatkozik egyes dokumentumokra?
- Hogyan határozható meg az őrzési idő azoknál a dokumentumoknál, amiknek nincs irattári jele?
- Hiteles e-másolat készítés, papír alapú dokumentumok megőrzésének kérdései
- Hogyan feleljen meg egy vállalat a levéltári előírásoknak?
- Mikorra várható egy összehangolt jegyzék, amely egy általános, egységes iránymutatást nyújt az irattári őrzési időkre, az irattári témakörökre, kiemelten a nem selejtezhető irattartalmakra, a HR iratokra, azok típusonkénti őrzési idejére?
- Miként szinkronizálható a szerződések őrzése a szerződéstár, ill. az irattár kettősségében?
- Mikor vesz át iratokat a levéltár?
- Mikor lehet selejtezni, és ez mitől függ?
Előadó: Medgyesi Brigitta, Project Manager, E.ON Digital Technology Hungary Kft.
12:20 – 13:10 Nyomtatni, csak ha elkerülhetetlen!
- Papír alapú hiteles másolat előállítás – elektronikus dokumentumoktól a postai küldeményig
- A hitelesség garanciái
- A szolgáltatás igazolásai
- Tapasztalatok, előnyök
- Miért nyomtatnak, és hogyan lehetne ezt elkerülni, átalakítva a korábbi szokásokat?
Előadó: Váradi András, Senior projektmenedzser, Magyar Posta Zrt.
13:10 – 14:10 Ebédszünet
14:10 – 14:50 Dokumentumkezelés – IT Compliance
- Informatikai biztonsági előnyök, amelyeket a dokumentum kezelő rendszerek használata jelent
- A dokumentum kezelő rendszerek kockázatai informatikai biztonsági és compliance szempontból
- Milyen biztonsági illetve compliance elvárásokat támaszthatunk dokumentum kezelő rendszerek felé?
- Kontroll javaslatok, amelyeket léptessünk életbe dokumentum kezelő rendszerek esetében
Előadó: Török Bálint, IT Security and Compliance Manager, Nilfisk
14:50 – 15:30 GDPR – Salátatörvény, vagy szigorú adatvédelem?
- Iratkezelés vs. adatkezelés
- Közfeladatot ellátó szervek vs. piaci vállalkozások adatkezelése
- Mennyiben változtatta meg az iratkezelés szabályait a GDPR? Hogyan érinti ez az elektronikus rendszereket?
- Elektronikus iratkezelő szoftverek fejlesztőjének GDPR megfelelése
- Mi a kapcsolat a selejtezés és az adatok törlése között?
- Miért fontos az Iratkezelési szabályzat és irattári terv?
- Mi a kapcsolata a GDPR alapelveivel?
- Miként kezelhetők a GDPR érintettségű adatok a nem selejtezhető iratokban, a maradandó értékű iratokban, azok eredetiségének megtartási kötelezettségével?
- Ha egy dokumentum nem selejtezhető, miért nem és mikor válik selejtezhetővé?
- Lesz-e egységesített irányelv, amely pontosan meghatározza, mit lehet és mit nem?
- Iratkezelési szabályok szinkronizálása
- Európai kitekintés
Előadó: dr. Amigya Andrea LL.M., Partner, Adatvédelmi szakértő, Tanácsadó
Iratkezelési szakértő, ARB Privacy Consulting Kft.
15:30 – 15:50 Kávészünet
15:50 – 16:30 GDPR kompatibilis dokumentumkezelés kihívásai (egy nagyvállalatnál)
- A technológia és a jog kapcsolata
- Mik az eddigi tapasztalatok az új adatvédelmi előírásoknak való megfelelés során?
- Hogyan lehet megfelelni a GDPR-nak költséghatékony módon?
- Mi változott az áprilisi GDPR módosítás/jogharmonizáció hatására?
- Milyen módon történjen adott szervezeten (vállalaton, vállalatcsoporton) belül az adat és információáramoltatás, hogy az megfeleljen a GDPR-nak?
- Vannak-e már hatósági vizsgálati tapasztalatok?
Előadó: Dr. Dósa Imre, Adatvédelmi tisztviselő, jogtanácsos, Budapest Bank
2. Nap lezárása
Együttműködő partnereink:
Részletek
Rendezvény kezdete: | 2019. szeptember 18. 9:00 |
Rendezvény vége: | 2019. szeptember 19. 17:00 |
Részvételi díj | 199.000 HUF+ÁFA |
Speciális ár |
Rrészvételi díj bármely 1 napra: 149.000 Ft + áfa Részvételi díj 2 napra: 199.000 Ft + áfa Kedvezményes részvételi díj önkormányzatok és állami hivatalok részére bármely 1 napra: 99.000 Ft + áfa Kedvezményes részvételi díj önkormányzatok és állami hivatalok részére 2 napra: 149.000 Ft + áfa
|
Helyszín | Symbol Budapest |